Trong môi trường làm việc, tham gia các cuộc họp, buổi thảo luận hay sự kiện là một phần không thể thiếu, và việc tổng hợp lại những nội dung chính sau mỗi lần như vậy lại càng quan trọng. Một trong những thuật ngữ phổ biến được sử dụng trong bối cảnh này chính là “recap”. Vậy recap là gì? Liệu việc thực hiện một meeting recap có thực sự cần thiết? Cùng khám phá câu trả lời trong bài viết dưới đây.

Recap là gì?

Recap là từ viết tắt của Recapitulate, là một thuật ngữ dùng để chỉ việc tóm tắt lại hay tổng hợp những điểm chính của một sự kiện, cuộc họp, bài học hay một câu chuyện. Mục đích của recap là giúp người nghe, người đọc nắm bắt được những thông tin quan trọng một cách nhanh chóng và dễ hiểu mà không cần xem lại toàn nội dung.

Recap có thể được áp dụng trong nhiều bối cảnh khác nhau, có thể kể đến như bài giảng (Lesson recap), chương trình truyền hình (TV show recap), phim (Movie recap)… Với môi trường làm việc, phổ biến nhất là Meeting recap.

Meeting recap là gì?

Meeting recap là một bản tóm tắt ngắn gọn về những gì xảy ra trong cuộc họp, có thể ở dưới dạng tài liệu, email hay tin nhắn. Meeting recap tập trung và bao gồm các điểm chính, mục đích hành động và quyết định được đưa ra. Điều này khác với Meeting minutes (biên bản cuộc họp), một bản tường trình đầy đủ về mọi thứ được thảo luận, xảy ra trong cuộc họp.

Meeting recap có những tiêu chí riêng cần tuân theo khi viết để đảm bảo rằng tất cả mọi người, đặc biệt là những người vắng mặt trong cuộc họp, đều hiểu rõ những gì đã được thảo luận, quyết định và những việc cần làm tiếp theo. Đây cũng sẽ là tài liệu tham khảo cho các cuộc họp hiện tại và trong tương lai.

Lợi ích của meeting recap là gì?

1.   Thúc đẩy trách nhiệm

Trong cuộc họp, các nhà quản lý thường giao nhiệm vụ cho nhân viên cùng với thời hạn của dự án. Nhiệm vụ của nhân viên là ghi chép và chia sẻ thông tin này trong meeting recap, cung cấp thông tin chi tiết và chính xác về mô tả cũng như kế hoạch, tiến độ của dự án để đảm bảo sự minh bạch và rõ ràng. Điều này sẽ giúp các bên liên quan nhận thức được trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, từ đó biết cách quản lý và đảm bảo họ thực hiện đúng.

Meeting recap thúc đẩy trách nhiệm trong môi trường làm việc vì chúng đóng vai trò như công cụ tham khảo, thể hiện việc cần làm và kỳ vọng của công ty. Từ đó, nhân viên làm việc hiệu quả hơn và cam kết với những công việc mình làm.

2.   Theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc

Meeting recap cho phép nhân viên và khách hàng đánh giá tiến độ công việc dựa vào nội dung được liệt kê. Trong quá trình đánh giá hiệu suất, cấp quản lý có thể theo dõi tiến độ của đội nhóm trong việc hoàn thành các nhiệm vụ được giao trước đó. Bên cạnh đó, nhân viên có thể sử dụng meeting recap để kiểm tra công việc, xác định mục tiêu và cung cấp các thông tin khi cần thiết. Đối với khách hàng, meeting recap biết được các cột mốc của dự án và cung cấp các nguồn lực phù hợp.

3.   Đóng vai trò như một bằng chứng pháp lý

Các nhà điều hành, khách hàng và cổ đông đôi khi tổ chức các cuộc họp để thảo luận và hoàn tất các giao dịch khác nhau. Khi đó, meeting recap có thể đóng vai trò như một tài liệu cung cấp bằng chứng cho những thoả thuận trong cuộc họp. Meeting recap cũng có thể bao gồm những mô tả chính thức và ghi chép lại những chỉ dẫn của khách hàng, từ đó giải quyết khi xảy ra tranh chấp liên quan đến dự án hoặc giao dịch.

Ngoài ra, meeting recap có thể thể hiện ý định hoặc hành động của các nhà điều hành trong quá trình thực hiện dự án, giúp bảo vệ công ty khỏi các yêu cầu pháp lý. Chúng nhắc nhở khách hàng về yêu cầu và thỏa thuận của họ, đồng thời giúp làm rõ những nghi ngờ hoặc sự hiểu lầm. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro và có thể hỗ trợ trong các cuộc kiểm toán hoặc thanh tra quy định.

4.   Tiết kiệm thời gian

Sẽ có những trường hợp có thành viên không thể tham dự một cuộc họp quan trọng. Thay vì tổ chức lại cuộc họp một lần nữa để thông báo và giải thích lại những gì đã được thảo luận, meeting recap giúp tiết kiệm thời gian bằng cách cung cấp một bản tóm tắt rõ ràng và ngắn gọn. Những người vắng mặt trong cuộc họp có thể dựa vào meeting recap mà nắm bắt những điểm chính, quan trọng từ đó công việc không bị gián đoạn hay xảy ra xung đột.

Meeting recap còn cung cấp nguồn tài liệu dễ dàng tra cứu khi cần xem lại những điểm đã thảo luận hoặc tìm kiếm các thông tin quan trọng từ cuộc họp trước đó.